Arbeiten mit der Cloud – unsere Strategie!

Autor Maik Jeske – 19.07.2024 –

Digitale Steuerberatung von heute

Wie sollte digitale Steuerberatung heute aussehen? Welche Tools lassen sich dabei nutzen? Und vor allem: Wie können wir eine prozessual optimale Lösung schaffen?

Anhand dieser Fragen haben wir bei taxbeat eine eigene Strategie zum Umgang mit den Datenströmen unserer Mandanten geschaffen, um eine zeitgerechte und effiziente Leistungserstellung auf beiden Seiten gewährleisten zu können. Dabei setzen wir auf eine Vielzahl von Anwendungen und Schnittstellen zwischen den Programmen – und passen die Zusammenstellung je nach Anwendungsfall spezifisch an, um eine größtmögliche Automatisierung und Prozessverschlankung zu erreichen.

Das folgende Schaubild gibt einen kompakten Überblick über die komplexen Datenströme und Schnittstellenvielfalt und zeigt, wie steuer- und buchhaltungsrelevante Daten vom Mandanten bis in unsere Kanzlei gelangen – mit Prozessen, welche wir seit vielen Jahren stetig optimieren und weiterentwickeln. Dazu haben wir zwei Cloud-Anwendungen im Einsatz – DATEV Meine Steuern für private Zwecke (Einkommensteuer) und DATEV Unternehmen online für die betriebliche Nutzung. Alle Prozesse und die dazugehörigen Daten sind also jederzeit online und von überall abrufbar.

Unsere taxbeat-Cloudstrategie:

DATEV Meine Steuern und DATEV Unternehmen online können über einen beliebigen Internetbrowser aufgerufen werden. Zu diesem Zweck erhält jeder Mandant einen DATEV Smartlogin – eine App, mithilfe derer sich die Nutzer in den Cloudanwendungen anmelden können.

Schauen wir uns vor allem den betrieblichen Teil des Schaubildes an: Im Kern steht die Anwendung DATEV Unternehmen online. Diese verfügt über verschiedene Funktionen, welche im Folgenden kurz vorgestellt werden sollen.  

Belege online: Über verschiedene Übertragungswege können digitale Belege in Belege online hochgeladen, langfristig archiviert und dort für die Weiterverarbeitung bereitgestellt werden.

Belegfreigabe online: Sofern aktiviert, können Belege zunächst in mehrstufigen Freigabeprozessen von mehreren Personen gesichtet und geprüft werden. Anschließend werden die freigegebenen Belege in Belege online übergeben.

Bank online: Mittels elektronischer Anbindung von Bankkonten und Kreditkarten können Kontoumsätze mit wenigen Klicks durch den Mandanten direkt von der Bank abgerufen und in DUO bereitgestellt werden. Ebenso können auf Grundlage hochgeladener Eingangsrechnungen Überweisungen an Geschäftspartner erstellt und angewiesen werden.

Auftragswesen next: Bei Bedarf kann das Zusatzmodul „Auftragswesen next“ aktiviert werden, welches es ermöglicht direkt in DUO Angebote, Rechnungen und mehr zu schreiben und zu versenden.

Kassenbuch online: Kassendaten können simpel im Kassenbuch online anhand hochgeladener Kassenbelege gepflegt werden. Alternativ können die Kassensysteme diverser Anbieter über die Schnittstelle DATEV MeinFiskal angebunden werden, sodass ein automatischer Upload der Kassendaten ermöglicht wird.

Personalakte: Ähnlich zur Belegablage können in der Personalakte mitarbeiterbezogen Dokumente, wie Arbeitsverträge, Bescheinigungen und mehr archiviert und für die Lohnabrechnung bereitgestellt werden.

Personaldaten: Neue Mitarbeiter können einfach über ein Onlineformular angelegt werden, mit welchem notwendige Stammdaten direkt erfasst werden. Ebenso können elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt über die Anwendung abgerufen werden.

Auswertungen Fibu/Lohn: Nach erfolgreicher Erstellung der Finanzbuchführung und der Lohnabrechnung werden entsprechende Auswertungen unmittelbar in DUO zum Download für den Mandanten bereitgestellt und strukturiert nach Jahr und Art aufbewahrt.

Bestimmte Branchen und Geschäftsfelder erfordern den mandantenseitigen Einsatz von Channeln und Vorsystemen, in welchen steuerrelevante Rechnungs- und Zahlungsdaten generiert werden. Dies könnten im Falle von Onlinehändler beispielsweise verschiedene Marktplätze (Amazon, Ebay, Otto, eigener Onlineshop, etc.) und Zahlungsanbieter (Klarna, PayPal, Stripe, etc.) sein. Die dort entstehenden Daten müssen nun ebenfalls an uns als Kanzlei übermittelt werden. Um dies möglichst mit geringem Aufwand durchzuführen, nutzen wir verschiedene Schnittstellen. Diese sind der Verbindungsweg zwischen den Programmen der Mandanten und unseren eigenen Programmen, sei es DUO oder unser Rechnungswesen. Besondere Konvertersysteme ermöglichen es, die Daten aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenzuführen und für eine effizientere Verarbeitung in unseren Systemen aufzubereiten.

Welche Schnittstellen und Konverter bei unseren Mandanten eingesetzt werden entscheiden wir ganz individuell. Zu Beginn eines jeden Mandatsverhältnisses führen wir ein detailliertes Onboarding mit verschiedenen, internen Experten durch und identifizieren infolgedessen die optimale Zusammenstellung von Systemen und Prozessabläufen.

Vorteile, Vorteile, Vorteile – intern wie extern

Unsere Cloudstrategie bietet erhebliche Vorteile für unsere Mitarbeiter*innen. Alle Daten sind stets verfügbar und können von überall abgerufen werden, wodurch eine völlige Ortsunabhängigkeit gewährleistet ist. Der manuelle Aufwand bei der Datenbeschaffung wird auf ein Minimum reduziert, da möglichst viel automatisch erfasst wird. Dies führt auch dazu, dass weniger Nachfragen entstehen, da die Daten vollständig und aktuell sind.

Doch auch unsere Mandanten können – so zeigt die Erfahrung – massiv von der taxbeat-Cloudstrategie profitieren. So steht ihnen mit DATEV Unternehmen online eine Lösung zur Verfügung, welche viele notwendige Funktionen und Prozesse an einem Ort zusammenführt und nahtlose Abläufe fördert. Damit einhergehend benötigen unsere Mandanten erheblich weniger Arbeit in der Belegverarbeitung – die Folge: Mehr Konzentration auf das Wesentliche! Und zwar die eigene Unternehmenssteuerung, vollständig auf Basis frischer Zahlen!

Wusstest du schon? E-Rechnungen werden zur Pflicht!

Ab dem 01.01.2025 wird der Empfang von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze über 250 EUR zwingend verpflichtend. Bis 2028 folgt stufenweise eine Versandpflicht. Doch was bedeutet das? Das heißt, dass künftig für festgelegte Geschäftsfelder ausschließlich die Verwendung elektronischer Rechnungen in vorgegebenen Formaten zulässig ist. Papier- und PDF-Rechnungen können demnach schon bald nicht mehr verwendet werden. Wir empfehlen daher jedem Unternehmen bereits heute die eigenen Rechnungsprozesse zu hinterfragen und auf eine vollumfängliche Digitalisierung zu setzen. Weitere Informationen diesbezüglich folgen in Kürze auf unseren Kanälen.

Übrigens: DATEV Unternehmen online bietet alle notwendigen Funktionen, um E-Rechnungen gemäß der neuen Verpflichtung verarbeiten zu können, sowohl im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang.

Fazit: Wir sind E-Rechnungs-Ready!