Stufenweiser Beginn der E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 – Alles was du wissen musst – Stand 12.12.2024

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in digitalem, strukturiertem Format (z. B. XML), die maschinell verarbeitet werden kann und den gesetzlichen Vorgaben der EN 16931 enspricht. Dazu zählen unteranderem die Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Was die beiden Formate ausmacht und wie sie sich voneinander unterscheiden, wird folgend erklärt. 

XRechnung: Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein XML-basiertes Format, welches mit dem bloßen Auge nicht gelesen werden kann. Zu diesem Zweck wird eine unterstützende Software benötigt, welche die XML-Daten visualisiert.  

ZUGFeRD: Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat bestehend aus einem XML-Datensatz sowie einem zusätzlichen PDF-A. Im Gegenzug zur XRechnung ist ZUGFeRD mit dem bloßen Auge lesbar, da das PDF-A Dokument in der Ansicht einem Standard-PDF gleicht. Trotzdessen ist ZUGFeRD aufgrund der eingebetteten XML-Daten maschinell verarbeitbar und ab der Version 2.x gesetzeskonform.  

Weitere Formate: Auch weitere Formate können als E-Rechnung anerkannt werden, sofern sie alle in EN 16931 geregelten Vorgaben erfüllen. 

Hinweis: Eine einfache Rechnung im PDF-Format entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben einer E-Rechnung, da diese über keine strukturierten Daten verfügen und nicht maschinell verarbeitet werden können. Solche sowie Papierrechnungen werden künftig unter dem Begriff „Sonstige Rechnung“ geführt.  

Worum geht es bei der E-Rechnungspflicht? 

Die E-Rechnungspflicht wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes im März 2024 beschlossen und basiert grundlegend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie behandelt die verpflichtende Nutzung gültiger E-Rechnungsformate wie beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung im inländischen B2B-Bereich. Betroffen sind der Rechnungsempfang als auch der Rechnungsversand, wobei je nach Bereich verschiedene Anfangsfristen gelten.  

Der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem 01.01.2025 für alle betroffenen Unternehmen verpflichtend. Für den Rechnungsversand gilt, dass Unternehmen sich bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin aussuchen können, ob sie ihre Rechnungen als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung ausstellen.  

Liegt der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bei unter 800.000 Euro, so verlängert sich die Frist für den verpflichtenden E-Rechnungsversand um ein Jahr auf den 31. Dezember 2027.  

Hinweis: Hinsichtlich des Empfangs von E-Rechnungen ist im Rahmen der E-Rechnungspflicht lediglich die verpflichtende Entgegennahme gültiger E-Rechnungsformate gemeint. Eine zwingende Weiterverarbeitung der E-Rechnung ist nicht vorgeschrieben. Zu beachten ist, dass die XML-Daten bei hybriden Datensätzen (bspw. ZUGFeRD-Rechnungen) umsatzsteuerlichen Vorrang vor dem beiliegenden Sichtdokument (z.B. PDF-A) haben.   

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze (Business-to-Business) zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Diese wird wie zuvor beschrieben ab dem 01.01.2025 schrittweise eingeführt.  

Für B2G-Umsätze (Business-to-Government) besteht bereits seit 2017 auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung eine Pflicht zum Empfang und Versand von E-Rechnungen. 

Für jegliche B2C-Umsätze (Business-to-Customer) besteht weder im Empfang noch im Versand eine Verpflichtung zur Verwendung von E-Rechnungen. 

Gibt es Ausnahmen?  

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und ausstellen. Die Größe und Rechtsform haben darauf keinen Einfluss.  

Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei  

• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV), 

• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV), 

• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV)1, 

• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und 

• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück. 

Wie werden E-Rechnungen versendet bzw. empfangen? 

Das aktuelle Gesetz sieht (Stand 04.12.2024) keine Einschränkungen oder Vorgaben in der Auswahl des Versandweges von E-Rechnungen vor. Demnach können E-Rechnungen standardmäßig per E-Mailversand, durch die Nutzung von Schnittstellen, spezielle Austauschplattformen oder gar per USB-Stick ausgetauscht werden.  

Unserer Einschätzung nach wird der größte Anteil der E-Rechnungen zunächst voraussichtlich via E-Mail versendet werden. Somit reicht ein bestehendes E-Mailpostfach für den bloßen Empfang von E-Rechnungen bereits aus. 

Was verändert sich dadurch konkret ab dem 01.01.2025 für mein Unternehmen?

Hier die gute Nachricht: Ab dem 01.01.2025 zunächst nicht sehr viel, denn alle Mandanten, welche bereits DATEV Unternehmen online nutzen sind bereits heute in der Lage verschiedene E-Rechnungsformate unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorschriften zu empfangen, zu verarbeiten und langfristig zu archivieren.  

Bildquelle: DATEV e.G 2024, https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/umsetzung-der-e-rechnung/e-rechnung-erfolgreiche-umsetzung-in-unternehmen/eingang-von-e-rechnungen-gestalten-im-unternehmen/eingang-e-rechnungen-in-unternehmen/  

Dennoch gibt es künftig beim Upload von E-Rechnungen einige Änderungen. So können per E-Mail empfangene XRechnungen ausschließlich via DATEV Upload online hochgeladen werden. ZUGFeRD Rechnungen können hingegen weiterhin via DATEV Upload Mail hochgeladen werden.  

Welche Möglichkeiten bietet die DATEV e.G. zusätzlich, z.B. für den Rechnungsausgang?

Um E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 auch aus anderen Quellen als dem E-Mailversand empfangen zu können – beispielsweise über Netzwerke wie TRAFFIQX oder PEPPOL – bietet die DATEV e.G. künftig das sogenannte E-Rechnungspostfach auf Basis der DATEV E-Rechnungsplattform an. Zur langfristigen, GoBD-konformen Archivierung wird eine Weitergabe der Rechnungen an DATEV Unternehmen online möglich sein. 

Für den Rechnungsausgang gibt es verschiedene Angebote. Es besteht die Möglichkeit einfache E-Rechnungen ebenfalls über die DATEV E-Rechnungsplattform zu generieren und anschließend zu versenden. Bei umfassenderen Anpassungen – beispielsweise der Gestaltung des Briefpapiers und des Rechnungslayouts – gibt es ab sofort die Möglichkeit E-Rechnungen mit DATEV Auftragswesen next zu schreiben. Auftragswesen next ist Bestandteil von DATEV Unternehmen online und kann als Zusatzmodul hinzugebucht werden.  

Bildquelle: DATEV e.G 2024, https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/umsetzung-der-e-rechnung/e-rechnung-erfolgreiche-umsetzung-in-unternehmen/ausgang-von-e-rechnungen-gestalten-im-unternehmen/e-rechnungen-im-unternehmen-schreiben-und-versenden/  

Was sollte ich jetzt tun?

Die Minimallösung ab dem 01.01.2025 besteht im Empfang von E-Rechnungen, was umsatzsteuerrechtlich ausreichend ist. Hierfür kann ein E-Mail-Postfach genutzt werden, das den Lieferanten mitgeteilt wird. Der Weiterverarbeitungsprozess ist GoBD-konform zu gestalten und zu dokumentieren, insbesondere im Hinblick auf die Archivierung. Für die Bearbeitung von E-Rechnungen werden Tools zur Visualisierung der XML-Daten benötigt. Bei hybriden Rechnungen ist sicherzustellen, dass keine relevanten Abweichungen zwischen PDF- und XML-Inhalt vorliegen. 

Gibt es Hilfe- bzw. Unterstützungsangebote?

Ja! Die DATEV e.G. sowie viele Verbände, Handwerks- und Handelskammern und viele weitere Stellen ein großes Informations- und Unterstützungsangebot zur Verfügung. Eine Auswahl hilfreicher Informationsangebote sind im Folgenden zu finden: 
 
BMF Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der elektronischen Rechnung 
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=4 

FAQ des Bundesfinanzministerium zur E-Rechnungspflicht 
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Informationsangebot der DATEV e.G. zur E-Rechnungspflicht 
https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/gesetzliche-regelungen/  

FAQ der DATEV e.G. zur E-Rechnung allgemein 
https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/faq/  
 
Informationen zur DATEV E-Rechnungsplattform 
https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/datev-e-rechnungsplattform/  
 
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