Weiterbildung – Zertifizierte Fachkraft für die Digitalisierung der Kanzlei (IFU/ISM)
Autor Maik Jeske – 01.01.2023 –
Unter dem Titel „Zertifizierte Fachkraft für die Digitalisierung der Kanzlei (IFU/ISM)“ konnte ich im Mai 2021 an einer Weiterbildung des IFU-Instituts Bonn teilnehmen. Über drei Tage hinweg wurden viele Themen zur Digitalisierung und Prozessoptimierung in der eigenen Steuerkanzlei sowie zur Verfahrensdokumentation bei Mandanten vorgestellt und mithilfe von praktischen Übungen vertieft. Ganz im Sinne der Digitalisierung und vor dem Hintergrund der damals geltenden Covid-19-Maßnahmen fand der gesamte Lehrgang in diesem Jahr online statt – die Prüfung konnte ich dank der guten Umsetzung ohne Probleme absolvieren.
In den drei Tagen hatten wir stets ein gut gefülltes, aber doch spannendes Programm zu verschiedenen Themen mit jeden Tag wechselnden Dozenten. Am ersten Tag wurden zunächst die Grundsätze der Digitalisierung innerhalb der Kanzlei vorgestellt. Über die Rolle eines Digitalisierungsmanagers, die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bis hin zur Einführung von Mandantenportalen wurde viel präsentiert. Dabei konnten wir bestätigen: Als digitale DATEV-Kanzlei nutzen wir bereits viele der genannten Möglichkeiten. Ein DMS ist bei uns schon lange im Einsatz. Digitale Kommunikation? Bereits in 2020 haben wir unsere Kommunikation über MicrosoftTeams bedeutend ausgebaut – Online-Meetings und interne Videoanrufe stehen bei uns auf dem Tagesplan. Dennoch haben wir ebenfalls erkannt, dass es noch viel Raum für Innovation gibt und diesen möchten wir in den nächsten Jahren gemeinsam mit Ihnen nutzen – ganz im Sinne unserer Vision bei taxbeat!
Am zweiten Tag des Lehrgangs haben wir uns viel mit der Theorie zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation beschäftigt. Das Ganze hatte einen vorbereitenden Effekt auf den letzten Tag des Lehrganges – weshalb, erläutere ich im nächsten Absatz. Neben dem Vorgehen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, wurden wichtige Vorkenntnisse für diese aufbereitet und gemeinsam besprochen. Dazu zählten beispielsweise die Modellierung und Visualisierung von Prozessabläufen mithilfe der Business Process Model and Notation (BPNM), einer Spezifikationssprache mit festgelegten Symbolen zur Darstellung von Prozessen, welche mir glücklicherweise bereits aus meinem Studium bekannt war. Die stets eingebauten praktischen Übungen haben dafür gesorgt, dass das Gelernte direkt umgesetzt und damit vertieft werden konnte.
Der Vortrag unseres dritten Dozenten war wohl der inhaltlich bedeutendste Tag. Hier hatten wir die Möglichkeit die zuvor besprochene Theorie über die Erstellung von Verfahrensdokumentationen anhand eines Praxisfalls zu sehen und auch einzelne Teile selbst zu formulieren. Leider konnten wir nicht die gesamte Verfahrensdokumentation von Anfang bis Ende erstellen, dies war lediglich bei den entsprechenden Präsenzveranstaltungen der vergangenen Jahre möglich. Nichtsdestotrotz hat der dritte Tag viele lehrreiche Eindrücke hinterlassen und konnte jedem von uns Teilnehmern etwas Neues vermitteln. Da Verfahrensdokumentationen bereits heute für unsere Mandanten eine hohe Bedeutung haben, war dieser Teil des Lehrgangs von besonderer Bedeutung.
Und genau hier knüpfen wir hier und heute – 2023 – an. In den letzten zwei Jahren konnten wir unser Wissen im Bereich der Verfahrensdokumentation, aber auch im Umgang mit vielen weiteren digitalen Tools, Schnittstellen und vielem mehr weiter vertiefen sowie neue Partnerschaften in den genannten Bereichen aufweisen. Besonders die Umsetzung vieler praktischer Projekte haben uns hier einen gewaltigen Wissensschub gegeben. Daher freuen wir uns umso mehr mit taxbeat den Weg der Transformation weiterhin mit viel Begeisterung und Flexibilität zu meistern. Das Jahr hält noch vieles bereit!